广西师范大学2013年度国培心得感言——黄喜珍：细致周到是做好会务工作的法宝——秘书办会工作有感

文秘班    南宁市第一职业技术学校   黄喜珍　　

2013年12月9日-10日，我们文秘一组的7位老师前往桂林市大地公关公司实习。初到公司，我们就接到了一个重要任务：承担“桂林市首届寻找最具发展潜力的企业评审会”的会务工作。在大地公关公司朱总的带领下，历经2天的紧张工作，全体学员出色地完成了本次会务工作。　　

会前准备　　

9日下午，我们在班主任李咏梅老师的带领下来到桂林市国宾馆榕湖饭店，“桂林市首届寻找最具发展潜力的企业评审会”会场便设在这里。以前在单位也曾做过一些小型会议的会务工作，在国宾馆做会务工作可还是头一遭，面对如此高规格的会场，心里还有些打鼓：我们能做好吗？虽然在课堂上甚至连全国人民代表大会的会务工作也曾与学生探讨过，但那毕竟是纸上谈兵啊。　　

在桂林市大地公关公司朱总的引导下，我们很快了解会议的主题、会议的议程，明确了任务，做好了分工并迅速投入工作中。签到席、演讲台、评委席、统分席、记者席、发言等候席、列席代表座位、与会代表休息区、评委休息室等的布置和安排工作，在我们7位国培学员的共同努力下有条不紊地进行着，终于在下午6点半钟，我们完成了整个会场的布置工作。　　

会中及会后服务　　

10日全天，“桂林市首届寻找最具发展潜力的企业评审会”如期进行，我们在上午7：30提前一个半小时来到会议现场，再次检查了各区域的布置情况，分发会议用品、资料，确保了会议顺利进行。我们国培学员完满完成了会议签到、引导、打印、复印服务、计时、催场、维护会场秩序等工作，会议过程中没有任何影响会议进行的情况发生。与会代表离会之时，对我们的热情而周到的服务工作感到很满意，还赠送给我们学员公司展出的芽苗菜、罗汉果饮料等产品。　　

会后的总结与反思　　

在结束了一整天紧张的工作后，我们都陷入了沉思中：虽然会务工作我们是完成了，但创新不足，工作中还有一些应该可以改进的地方，这令我想起了广西师范大学职师学院文萍院长给我们讲过的一个案例：九级秘书的工作。一个优秀的秘书要善于总结，要善于想别人想不到的，要乐于做别人不能做、不愿做的事情。下面我提出这次会议中几点可以改进的地方，算是抛砖引玉吧。　　

一是签到席的布置：签到席是会议的门面，是与会者对大会留下的第一印象，要让客人有宾至如归的感觉。这次会议我在签到桌的后面做了会议主题背景图（蓝色为主色调），签到桌铺了墨绿色桌布，都是冷色调，我认为如果能把冷色换成暖色，应当更能缓解企业发言代表的紧张情绪。除了背景的布置外，人员的安排也很关键，我们特地安排了四位能说会道，笑容灿烂的女老师作为会议签到和引导工作人员。　　

二是会议设备的准备。这次大会规定，宣讲的企业代表可用PPT 配合讲稿发言，连接投影的电脑放在工作人员席，大会安排专门技术人员为宣讲者的PPT翻页，投影屏幕背对演讲者。这造成了演讲者的演讲与PPT脱节，也增加了演讲者的紧张感。我认为电脑应该放在演讲席上，并配以翻页笔，让演讲者本人操作课件。　　

三是会议各环节的连接要提前安排妥当。在会议的准备和进行中，由于疏忽，出现了两次掉链子的事情，幸亏提早发现及时补救，没有影响到会议的正常进行。我们公司交待榕湖饭店的工作人员准备评委席、统分席和记者席使用的记事纸和笔。饭店仅提供了记事纸和铅笔，而评委记分一定得使用签字笔，临会议召开仅半小时的时候，我们发现后才急匆匆跑到附近的文具店买回来补上；另外一件事情就是上午的会议结束后，公司交待我们工作人员下午的会议提前半个小时到位，却忘了通知榕湖饭店工作人员，导致下午的与会人员都已经陆续签到，但会议室却未开门，大概找了十分钟才找到相关人员来开门。这样的事情只要工作再细致一点，考虑再周全一点，是完全可以避免的。